Una guía para la gestión de base de datos de cliente

Tienes una lista de correos de leads actuales, antiguos o potenciales en tu base de datos, sin embargo, cuando te dispones a enviar un e-mail de una campaña importante, surge la duda de si estás mandando la información adecuada para cumplir tus objetivos.

¡Es hora de crear una estrategia para la gestión de base de datos del cliente! Sigue leyendo y descubre cómo sacarle el jugo a toda esa información. 

CRM: Base de datos de cliente

Es de conocimiento público que todas las empresas tienen una base de datos que guardan como un tesoro. Es de esperarse, ya que desarrollarla es un trabajo que requiere esfuerzo y dedicación. Tener una database sólida y robusta es de gran ayuda para mejorar tu reconocimiento y llegar a clientes potenciales.

Sin embargo, no se trata solo de reunir información, sino también entender cómo se administra y gestiona a modo de que entregue resultados fructíferos. Ese es el objetivo de un Customer Relationship Management, o más conocido como CRM.

Con un CRM -y cómo lo dice su nombre- puedes gestionar la interacción y comunicación con tus clientes, mejorando considerablemente la relación con estos.

Tener un CRM y utilizarlo con éxito y eficiencia es una tarea que requiere de esfuerzo, trabajo y paciencia, además va más allá de ser solo una tendencia en el campo de la gestión digital. No existe una fórmula mágica, pero puedes revisar y seguir los siguientes cinco consejos para sacarle el máximo provecho a tu herramienta.

«La forma en que reúnes, administras y usas la información determinará si ganas o pierdes»

Bill Gates

Consejos para una mejor gestión de base de datos de cliente

1. Elige el CRM que más se ajuste a tus necesidades

¿Qué objetivos quieres alcanzar con la herramienta? Pregúntate para qué la quieres, cómo la vas a utilizar y qué personas de tu organización la van a utilizar, y sobre todo, determina qué datos son los que realmente necesitas saber de tus clientes.

Valora periódicamente si la herramienta se ajusta a las necesidades actuales, y si verdaderamente se adapta a tus intereses de gestión dentro de la organización.

Existen opciones, según el objetivo de uso y las industrias. El que más popularidad ha alcanzado actualmente es Hubspot, que es la plataforma de crecimiento líder, ya que desde 2006 ha estado en la misión de hacer que el mundo sea más Inbound. No obstante, si quieres evaluar más opciones también están Salesforce o Zoho.

Por su parte, Hubspot es un software de optimización de contenidos, de gestión de contactos y prospectos, automatización, marketing, ventas y de otros servicios que apoyan a la transformación de las empresas, para que involucren y deleiten a todos sus clientes.

2. Ten tu CRM ordenado y al día

Un CRM nos permite disponer de todos los datos almacenados en un mismo lugar; por eso es obligatorio que los tengas organizados y clasificados. Dedica tiempo a categorizar la información que almacenas y te resultará mucho más fácil trabajar con ella.

Asimismo, que tu CRM esté constantemente actualizado parece algo obvio, pero en ocasiones es una tarea que dejamos para “otros días” y que nunca terminamos de ejecutar. Es imprescindible actualizar periódicamente la información de nuestros clientes o leads para que el uso que hagamos de nuestro CRM sea un auténtico éxito.

3. No te olvides de segmentar

Si hay algo de lo que no podemos olvidarnos cuando gestionamos un CRM es precisamente una de sus funcionalidades “estrella”: la segmentación de los contactos/clientes. Con el modelo de estos gestores de datos puedes crear diferentes listas o segmentos en la base de datos, hacer que coincidan con tus buyers personas, o trabajar la clasificación básica, como  edad, demografía o fecha de cumpleaños.

Segmentar bien, de acuerdo a tus necesidades como empresa, para enfocarte en los intereses de tus clientes, ayudará a planificar y trabajar mejor la personalización en tus comunicaciones o acciones comerciales. Además, en las campañas de marketing, podrás enviar mensajes acordes a cada público, en el momento ideal dentro del ciclo de decisión de compra o según la etapa del Flywheel en la que se encuentren.  

Con la segmentación e integración de forma óptima con tus Buyer Persona en el CRM, la única garantía es que conseguirás maximizar la inversión realizada.

4. Integra el CRM en la estrategia global de tu empresa

No caigas en el error de obtener un CRM porque “deberías tenerlo”, y luego utilizarlo con un equipo reducido de las personas que trabajan en la organización, sin saber bien para qué. 

La herramienta tiene que estar completamente integrada en la estrategia global de la empresa, y todas las áreas implicadas en las acciones comerciales y de marketing deben tener un conocimiento de ella.

Dedica tiempo a formarte y capacitar a todas las personas que vayan a utilizar la herramienta, así podrás comprobar que toda la data que se importa al CRM sea la apropiada, y todo se realice de manera correcta. Introducir o gestionar información de manera errónea hará que llegues a conclusiones equivocadas.

No olvidemos que la administración correcta de datos nos ayuda a tomar mejores decisiones.

5. Monitoriza los resultados

Suena repetido, pero es algo clave en la analítica digital: “lo que no se mide no se puede controlar”. 

El CRM nos ayuda a analizar y seguir todos los procesos relacionados con el cliente, pero para saber si realmente lo estamos haciendo de forma correcta debemos monitorizar todas las campañas y analizar los resultados.

Medir el impacto de cada campaña nos ayudará a conocer si de verdad estamos trabajando de forma óptima con nuestro CRM. Por lo tanto, no te olvides de realizar periódicamente informes que ayudarán a saber si los resultados obtenidos son satisfactorios, y en caso contrario, poner en marcha un plan de acción.

En definitiva, un CRM te ayuda a leer todos los datos de tus Buyer Personas de manera inteligente, para emprender campañas y acciones que tengan éxito y así poder evitar pérdidas innecesarias de tiempo y por supuesto, dinero.

Mejora tus resultados

Ahora que ya sabes cómo implementar provechosamente un CRM y gestionar de manera eficiente tu base de datos, podrás cultivar mejores relaciones con tus clientes. 

Saber aprovechar toda la información valiosa que recibes te permitirá saber cómo comunicarte y llegar a tu público objetivo, pero además y aún más importante podrás conocerlo. De esta forma identificarás cómo están viviendo su proceso de compra o cuáles son sus reales intereses y preferencias, lo que será de gran utilidad a la hora de personalizar tu servicio.

Ahora bien, todo el equipo obtiene beneficios. Con una buena gestión de la base de datos es posible automatizar tareas y procesos, dejando más tiempo para nutrir tu conexión con los clientes.

¿Te gustaría saber más sobre cómo implementar y sacar provecho de un CRM en tu organización? En Cebra te ayudamos.