Google Workspace es una solución empresarial de ofimática basada en la nube que ayuda a las empresas y sus colaboradores a trabajar de manera más efectiva y eficiente en el mundo actual.
Esta solución fue diseñada para que los usuarios puedan acceder a sus diferentes aplicaciones desde cualquier lugar con una conexión a Internet, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración con equipos sin importar su ubicación geográfica.
Un poco de historia…
Antes de ser lo que es ahora, esta herramienta pasó por un proceso de evolución. Todo comenzó en el año 2006 con el lanzamiento de Google Apps For Your Domain, que incluía Gmail, Calendar, Talk y Page Creator.
Ya para el año 2007 comenzó una rápida evolución de los servicios de Google pasando a llamarse Google Apps, Google Apps for Business, Google Apps for Work hasta llegar al 2016 como G Suite. Este último lanzamiento ofrecía a las empresas abaratar costos en infraestructura de TI, colaboración y comunicación en línea para los equipos de trabajo.
Para mediados de 2020 lanzan una nueva actualización. G Suite pasa a llamarse Google Workspace que trajo consigo una integración más profunda y amplia entre sus aplicaciones, la más destacada fue la incorporación de Meet a Gmail.
¿Qué herramientas incluye Google Workspace?
Google Workspace ofrece una amplia gama de herramientas de colaboración que ayudan a mejorar la productividad en los equipos de trabajo, un ejemplo de esto es editar un documento en tiempo real, y ver los cambios realizados por otros usuarios en el momento.
La premisa de esta solución es reducir el tiempo que se tarda en enviar documentos de un usuario a otro y mejorar la calidad del trabajo para hacerlo de forma colaborativa. Google Workspace se adapta al tamaño del negocio desde un trabajador independiente, una pyme, mediana o gran corporación.
Las aplicaciones más utilizadas de Google Workspace son:
Gmail:
Es el servicio de correo electrónico de Google que ofrece una capacidad de almacenamiento de 15 GB, filtros de correo spam y herramientas de búsqueda avanzada.
Calendar:
Permite a los usuarios crear eventos, reuniones, programar recordatorios y sincronizar su calendario con su dispositivo móvil. Además, se puede compartir el calendario entre los miembros del equipo.
Drive:
Es un servicio de almacenamiento centralizado que permite a los usuarios guardar y compartir archivos de forma segura y accesible desde cualquier dispositivo. Se integra con las otras aplicaciones de Google.
Meet:
Es una aplicación para realizar videoconferencias que permite la colaboración en tiempo real.
Google Forms:
Permite crear formularios y encuestas. Los datos recopilados se almacenan en Google Drive.
Chat:
Es una herramienta de mensajería instantánea que permite a los usuarios comunicarse en tiempo real. Permite generar chats individuales o grupales, y compartir archivos.
Docs:
Procesa textos en línea que permite a los usuarios crear, editar y compartir documentos con otros usuarios.
Sheets:
Esta aplicación se centra en las hojas de cálculo colaborativas, inteligentes y seguras para organizaciones dinámicas
Slides:
Permite crear y editar presentaciones en el navegador sin necesidad de software específico. También se conceden permisos para controlar quién ve y edita las diapositivas o presentación en general.
Es importante mencionar que Google Docs, Sheets, Sheets se guardan automáticamente en el Drive.
Para encontrar información más detallada de estas aplicaciones te invitamos a visitar la página oficial de Google Workspace.
Google Workspace se suma a la inteligencia artificial (IA)
En marzo de 2023, Google anunció que se encuentran desarrollando de manera responsable la incorporación de la Inteligencia Artificial Generativa (IAG) a varios de sus productos y servicios, entre ellos Google Workspace con soporte para Gmail, Docs, Slides, Sheets, Meet y Chat.
Gracias a la inteligencia artificial se podrá:
- Redactar, responder, resumir y priorizar en la bandeja de Gmail.
- Realizar lluvias de ideas, revisión, redacción y reescritura en Google Docs.
- Generar nuevos fondos y capturar notas en Meet.
- Habilitar flujos de trabajo en el chat.
Estas funcionalidades se encuentran en proceso de prueba, en la versión inglés y habilitadas a un grupo selecto, para así lograr optimizar estas nuevas actualizaciones y evitar los estragos de un error generado por este tipo de inteligencia.
¿Por qué debo incorporar Google Workspace a mi negocio?
Google Workspace permite que tu empresa esté actualizada tecnológicamente, proporcionando a tu equipo una experiencia de trabajo ágil, lo cual se traduce en un aumento significativo de la productividad.
Un aspecto positivo de esta solución es la rentabilidad, porque existen diferentes planes dependiendo el tamaño de la empresa, pagas por usuario y almacenamiento.
El plan básico comienza desde solo $6 USD por usuario por mes, lo cual es un excelente precio para emprendedores o dueños de pequeñas empresas. En cambio, si formas parte de una corporación se encuentra el plan Enterprise y para ello se debe contactar a un equipo de ventas de Google.
En el sitio web encontrarás más información que te ayudará a escoger el mejor plan.
Otras de las ventajas son:
- Ofrece una amplia gama de herramientas de seguridad y privacidad para proteger los datos empresariales.
- La consola de administración de Google Workspace brinda a los encargados del negocio un mayor control sobre la actividad de la empresa.
- Permite agregar usuarios, administrar dispositivos, configurar la seguridad y otros parámetros para que los datos estén siempre protegidos.
- Al ser una solución de software como servicio (SaaS) basada en la nube no es necesario instalar ningún software en los dispositivos locales ni invertir en una infraestructura de TI.
- Accesibilidad en cualquier momento y lugar, es decir, se puede acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar. Es compatible con todos los navegadores y puede ser usado desde cualquier bien sea Mac, Windows, Android o IOS.
- Permite personalizar la cuenta de correo con el dominio de su empresa.
- Se integra con Google Analytics, Google Ads y Google Search Console para así ver y analizar sus datos de manera más efectiva. Esto ayuda a tomar decisiones informadas sobre cómo manejar las estrategias de marketing y la presencia online del negocio.
Llevar a cabo la gestión de una empresa si no se cuenta con herramientas tecnológicas puede ser una tarea ardua y difícil, por esta razón las soluciones en la nube son las alternativas para ocupar de mejor manera el tiempo y el recurso humano.
Aprovechar las herramientas digitales te permite optimizar cada recurso de la empresa, trabajar desde cualquier sitio con acceso a Internet, ahorrar costos y contar con la información de toda la organización.
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